一、人事档案整理的要求

1、整理人事档案的人员同时要求建立所在单位的电子版档案，并填写《人员变动统计表》(向人力资源部门XXX索取电子版本，邮箱:XXjituanrs@163.com)并定期向集团人力资源部汇报。

2、整理人事档案须做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，通过整理使每份档案达到“完整、真实、条理、精练、实用”的要求。

3、整理人事档案的人员，必须熟悉整理人事档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责地做好整理工作。

二、整理档案工作中应注意的事项

1、在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全。不能随便议论和泄露人事档案内容。

2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

3、不得擅自处理或销毁档案材料。

4、在整理中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露人事档案内容。

三、整理前需要做的准备工作

1、人事档案材料的准备。

在整理之前，对所管理的人事档案应进行材料的全面收集。

2、人员的准备。

档案材料较多，人员配备少的单位，整理任务较重时需要抽调人员集中整理。要挑选具有一定的人事工作业务知识，文字书写工整的人员参加。抽调人员的数量可根据整理档案数量的多少来定。

3、物质的准备。

(1)整理室。整理人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、复制等，并且要求安全和保密。

(2)工具。整理人事档案需要进行一些技术加工，因此，要配备一些整理工具。一般有打孔机、切纸机、剪刀、燕尾夹、钩针、复印机等。

(3)用品。整理人事档案要备齐符合标准的人事档案袋、目录纸、分类纸、化学胶水等。同时,还应该准备几种在整理工作中用的登记表格，如:整理人事档案登记表、缺少材料登记表等。

四、整理档案的基本步骤

整理人事档案，一般有六个步骤:

第一步，收集;

第二步，分类;

第三步，排序;

第四步，编码;

第五步，装订;

第六步，归档。

五、人事档案材料的装订及管理

1、人事档案材料目录与材料核对无误;

2、把完整的材料理齐，封装于档案袋;

3、档案袋侧面书写档案人姓名，部门、档案号，要书写规范，书写姓名不得用同音字或不规范的简化字;

4、将整理好的档案直接放入档案柜由专门人员保管。

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