一、概念

档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案数字化管理，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下， 在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。

二、作用

档案的数字化可以节省档案存贮空间，缓解库房压力，也可以减少因对档案原件频繁使用而造成的磨损，妥善解决珍贵档案文献的利用问题，有利于保护档案原件，尤其是珍贵档案的保存。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向以档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。

三、档案数字化管理主要内容

简单来讲，数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面的内容。

(一)标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程，相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。

(二)基础设施建设。指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。

(三)应用系统建设。主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。

(四)档案信息化资源建设。包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。

(五)人才建设。包括档案专业人才、计算机专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。

四、档案数字化管理技术发展趋势

结合先进的技术，实现档案数字化管理的多元化、网络化，多媒体化、智能化和虚拟化。

(一)物联网。在档案领域，物联网作为新技术在档案领域被应用于不同层面:

1.互动式档案馆。传统的档案馆展厅都是简单的展览模式，参观者只是被动地看看展品和简要介绍。利用物联网技术，可以建设互动式档案展厅，使传统的档案馆变为互动式的档案馆，参观者可以利用手势与实物档案进行互动，甚至能让档案开口说话。2. 烟雾报警系统。档案库房安装烟雾报警系统，采用分布式物联网可以实现对大楼不同区域的气流、温度等的全分散监测与控制。3. 档案库房管理。在未来的档案库房管理方式中，库房中的每件实物档案都携带=个RFID标签，该标签存储实物档案的存放地点、来源、背景信息、内容概要等信息。通过物联网就可以掌握每个物品的准确位置及每-类型物品的数量致内容等相关信息。4. 3D虚拟现实。档案馆利用物联网技术，提供全三维、逼真的数字档案馆场景。用户可以自己控制在场景中游走的路线，可以与虚拟档案进行互动。5. 移动办公。适于物联网应用的GPRS/TD/WSN (无线传感器网络)融合网络构建，随时随地都能利用移动终端上传、查找档案信息。

(二)云计算。网格技术很早就受到了档案界人士的关注，云计算是由网格技术发展而来的，这是云计算受到档案界人士青睐的原因之一。还有更重要的一-个原因，那就是云计算技术具有一些新的特征，其优点突出表现为:一是经济实惠。可以降低用户电脑的成本，减少维护费用。二是超强的计算能力。云计算中的所有计算机会运用各种不同方法，搜索众多数据库，为用户提供尽可能完整的搜索结果。三是数据安全性强。在云计算中，一台电脑的崩溃不会影响到数据的存储，因为云会自动备份存储数据。四是以服务为中心。云计算的用户不需随身携带文档，只需一台计算机，连接到网络即可获取到相关的信息和服务。

(三)商业性电子文件中心。商业性电子文件中心，是国外档案保管的一种模式，提供五种服务:简单文件管理服务、数字文件管理服务、数据保护和备份服务、文件信息销毁服务、其他服务，通过这五种服务实现服务的全面、广泛、精细、灵活、个性化、设施精良、技术先进和安全。商业性电子文件中心虽然在国外已经发展成为比较成熟的文件管理机构，如Iron Mountain 和Recall是全球规模最大的商业文件中心。但在国内，纵然已经有此性质的商业文件中心，但绝大多数人对它的认识仍然处于模糊阶段，对其管理、服务水平和安全性持怀疑态度。因此，商业性文件中心在建立之初，要想获得客户的信赖，就必须以服务为根本宗旨，建立一套客户所认可的、比较系统、安全、可行的文件、档案管理服务制度，不断地加强体制建设，研究新时期下的法律法规配套制度，逐步形成我国的商业电子文件中心管理体系。

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