文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件材料归档整理方法如下：

1.总的方法

顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

2. “件”含义

（1）单份文件，一份文件为一件；

（2）正件与附件合为一件；

（3）来文与复文（请示与批复、函与复函）合为一件；

（4）会议记录、会议纪要成套性材料每次（期）为一件；

（5）各种报表、名册、图册等，一册（本）为一件。

3. 件的装订

在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

（1）件的修整：

 a、对破损文件进行修裱；

 b、对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；

 c、去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。

 d、对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。

 e、小于16开的纸张应用A4纸贴衬。

（2）件内的排序：

 a、正本在前，定稿在后；

 b、正文在前，附件在后；

 c、原件在前，复制件在后；

 d、转发文前，被转发文在后；

 e、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；

 f、文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。

不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

4. 件的分类

分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。

（1）按年度分类：

 a、一般文件归入文件签发年度。如计划、总结和奖惩材料等内容涉及不同年度的文件均归入文件的签发年度。

 b、跨年度办结的文件归入办结年度。如处理案件、同一问题的来文和复文等；

 c、跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档

 d、几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。

（2）按保管期限分类：

文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。

5. 件的排列

排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。

“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。

6. 盖章编号

（1）归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

档案章格式：

（2）档案章的项目及填写内容：

件号：文件的顺序号。年度、保管期限（永久、30年、10年）编制1 个流水号，每年断号。  

年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2020”

保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久”

7. 编制归档文件目录

编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。

（1）件号：编制的流水号；

（2）责任者：文件的署名者或发文机关；

（3）文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。

（4）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号；

（5）日期：指文件形成的日期；例:20200325

（6）页数：指每一份归档文件本身的有效页数；

（7）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号；

（8）归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

8. 装盒及填写盒内备考表

（1）归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。

（2）填写盒内备考表。

盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写；

整理人：负责整理归档文件的人员姓名；

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名；

日期：归档文件整理完毕的日期。

9. 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。装盒时应注意以下问题：

（1）不同归档年度的文件不应放入同一档案盒；

（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；

（3）装盒时尽量选择厚度适宜的档案盒放置文件，并做到下边齐，防止文件在盒内弯曲。

（4）有2、3、4公分的档案盒。一个单位使用的档案盒应视厚度相对统一。

10. 档案排架

在同一保管期限中，按年度顺序，从左至右、从上至下。

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