一、声像档案的概述

（一）什么是声像档案

声像档案是指机关、团体、企事业单位及个人在各种活动中直接形成的有查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主要载体和以影像、声音为主要反映方式的历史记录。包括照片、录音带、录像带、光盘等，并需编制文字说明。针对记录内容、记录内容产生过程及相应支持软硬件的“文字说明”是声像档案不可缺少的部分。

（二）声像档案的记录形式及载体

1、金属模版（保管单位为张）：主要是唱片。

2、胶片（保管单位为本或卷）：主要是照片底片;电影胶片;幻灯片等

3、磁粉（保管单位为盒）：主要是录音带、录像带;计算机硬盘和磁带

4、光反应材料（有机染料与金属化合物）（保管单位为张）：主要是CD-R与CD-RW和DVD光盘等。

不同载体对保管条件的要求不同。在实际工作中应针对不同的载体采取不同的保管措施。当然，软磁盘、可擦写光盘不能作为档案载体。

二、声像档案的整理

（一）照片档案的整理

△底片档案的整理

1、整理要求:

（1）底片不分属类，按形成时间先后顺序编号入底片册，并将底片号完整地写在底片册对应的位置及底片袋上，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水张号。底片不需制作目录。

（2）底片与照片应分开存放。

2、编底片张号（机关档案）

3、编底片册号（案卷号）

4、填写底片册封面、背脊（机关档案）

封面格式

△照片（正片）档案的整理

1、照片分类:按内容分类(一般分七大类见归档范围)，每类设一册或若干册，按时间先后顺序，装满一册为一卷。

2、照片筛选:各类照片按内容分组，形成两张以上(含两张)照片称为一组，最好每组筛选4-6张，筛选的照片要充分反映整个活动的特点(标志物、主背景、主要人物、主场景、横幅、主要过程等)。

3、照片入册:像册内按时间先后，一组照片排完后，再依次排另一组照片。

4、照片整理编号:照片均在各自像册内编起止张号，每个像册内照片的编号均从“1”开始，同一像册内照片或底片张号不能重复。并在照片背面写上相应的照片号。大张照片不能装入普通的像册，要在相应像册内编号后再单独存放，标明存放地点，照片袋上贴上档案标签，便于查找。

5、编写总说明:每一组照片要编写“总说明”，“总说明”中要标明活动的时间、地点、内容、机构、人物全名、职务及本组照片的起止张号等，让陌生人看了一目了然。“总说明”在像册占一张照片的位置，打印后放在本组照片的前面。

6、编写分说明:由于总说明已对一维照片的主要内容作了提示，分说明只需将照片各自的主题进行说明，如果照片中人物多时， 则注明照片中主要人物的具体位置。只形成一张照片时， 只需写“分说明”此时，“分说明”内容应包含“总说明”的内容。

7、填写照片卷内目录

（1）每个像册内都需要附有照片卷内目录。按像册内照片号的顺序依次在卷内目录上逐栏写入每组照片“照片号/底片号”、“题名” （即一组照片反映的内容“总说明”、“分说明”） 、“拍摄时间”等。

（2）照片卷内目录一式三份，一份放像册内，两份放照片目录夹内。

8、填写照片案卷目录

（1）以像册为登记单位分类编写照片的案卷目录。按像册档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入每个像册的“档号”、“题名”、“日期” 、“张数或分钟”、“保管期限” 等。

（2）照片的案卷目录一式两份，放入“声像档案目录”夹中，与照片的卷内目录(位于案卷目录之后)一起组成照片的检索目录，形成一式两份声像档案目录。

9、照片档案目录的装订

照片档案目录的组成:目录夹、照片案卷目录、照片卷内目录(所有目录要用档案管理软件注录打印)采用“三孔一线”装订法。

10、编制照片档案目录夹标签

△数码照片整理

1、数码照片分类。

可按一次活动（或一项工作）的先后顺序在硬盘的根文件夹下建立以“年度号+阿拉伯数字”为名的子文件夹，如2007年拍摄的数码照片，第一次活动的子文件夹名可为“20070103”，第二次活动的子文件夹名为“20070128”，依此类推。子文件夹建立后，将每次活动的所有数码照片拷贝到相应的子文件夹名下。

2、数码照片筛选。

每次活动拍摄数码照片时，如拍摄者使用了连拍,即同一镜头就会产生许多张照片，一次活动的照片就有可能多达几百张，为此，要先对每次活动的数码照片进行初步筛选，把一些重复镜头的照片先删除一部分，把一些拍得差的、没有利用价值的照片也删除掉。经过初步筛选后，再在数码照片中挑选几张能准确、全面反映活动内容的照片，晒成纸质照片归档。

3、编制数码照片号。

每次活动拍摄的数码照片可保留原编号，也可重新命名为流水编号，如1、2、...... 或01、02、0......99 等。被挑选出冲洗纸质照片的数码照片、扫描已归档的底片和纸质照片所形成的数码照片均需重新命名为原底片号或纸质照片号，如原底片号G1.1-1（12）、纸质照片号G1.2.2-3 （05）等。

4、编写数码照片说明。

将每次活动（每项工作）拍摄的数码照片、已经归档的胶片底片或纸质照片扫描后形成的数码照片，存放在相应的子文件夹下，对进行纸质归档的数码照片按要求编制每张照片的“照片说明. txt.”文本文件，并将此文字说明存放在根文件夹下。“照片说明”的内容主要包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职务、时间、拍摄人、拍摄时间、备注等。

5、编写数码照片光盘说明。

按一定的年限或数量将硬盘上的数码照片，刻录到光盘上,在刻录光盘前，编制“光盘说明”文本文件，并将“光盘说明. txt”存放在光盘的根文件夹下。“光盘说明. txt”的内容主要包括全宗名称、全宗号、光盘档号、光盘题名、数码照片的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、刻录设备（型号、写入速率、读取速率、本光盘刻录的速率等）、刻录时间、刻录人、审核人以及各子文件夹数码照片的总说明（即组说明）。件（如记事本等）编写后保存为文本文件格式，也可通过计算机档案管理软件著录后将有关数据导出编制为文本文件格式。

6、数码照片光盘刻录。

将硬盘上分类整理好的数码照片按子文件夹的顺序刻录（光盘一式三套）到只读光盘，并将光盘装入光盘盒保存。

7、数码照片光盘的档号编制及应用

（1）数码照片存储载体光盘用黑色油性软笔在光盘标签面上标识光盘档号，如C5.61-2(1)，同时在光盘盒脊背贴上光盘档号标签。（见下图）

数码照片存储载体光盘的档号编制形式示例:

(2)数码照片存储载体光盘档号的应用。

每张光盘的档号应填写在相应纸质照片“分说明”中的'参见号‘处，如填写“G5.G1-2（1）”等

8、编制数码照片的案卷目录。

案卷目录的内容主要包括：档号、题名、日期、张数、保管期限、备注等。

9、编制数码照片档案目录。

将数码照片案卷目录放入“声像档案目录'夹中，装订成册，形成数码照片光盘档案目录。

（二）录音、录像带及磁盘整理

1、整理要求

（1）录音带、录像带、光盘等载体类型的声像档案以自然的盒、张为组卷单位进行整理，一盒（张）编一个案卷号:

（2）同一载体类型按时间顺序编流水号:

（3）直接填写案卷目录、不需填写卷内目录。 

2、录音带、录像带、磁盘等声像的载体与包装上均应贴上它的档号标签。

3、填写录音带、录像带等声像档案目录

（1）录音带、录像带、磁盘、光盘等载体声像档案以自然盒、张为登记单位编写案卷目录。按各自档号的先后顺序依次在案卷目录上逐栏写入同类载体的“档号”、“题名”、“日期” 、“张数或分钟”、“保管期限”等。

（2）此种案卷目录只出一份，放入“声像档案目录”夹中，形成录音带、录像带、磁盘等载体档案的检索目录。

4、录音带、录像带等声像档案目录的组成：“目录夹、案卷目录”。

5、编制录音带、录像带等声像档案目录。

6、目录的装订与照片档案目录相同，采用“三孔一线”装订法。

7、如果本单位声像档案少，为节省资源，不必每类设置一本目录，可将照片、录音带、录像带等目录装订成一本目录，组成-一种声像档案检索目录。

（三）光盘整理（与数码照片光盘整理方法相同）

三、照片档案归档程序

1、照片分类；

2、照片筛选；

3、照片入册；

4、每组照片整理编号；

5、编写“总说明”和“分说明”;

6、填写案卷封面、背脊内容；

7、编制档案目录(案卷和卷内目录) ；

8、装订声像档案检索目录；

9、声像档案整理完毕。

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