档案数字化管理优势

2020-06-22

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一、什么是档案数字化管理

档案数字化管理就是把传统的以录音带、纸张、录像带等为存储介质的各类原始档案资料,通过压缩、扫描、转化等手段转换为图片文件、声音文件与录像文件等,再通过存储管理技术把图片与索引字段存储在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质里,发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企事业单位内部网,便于使用者利用各种方便的查询手段快速检索所需要的档案资料,实现了数字化档案管理的新兴管理技术。随着现代互联网技术的发展,档案数字化管理已成为一种管理趋势,但同时也需要认清档案数字化管理的优势与不足,对其优势充分利用,对其不足不断改进,使其更好地为现代社会发展服务。

二、档案数字化管理优势

(一)能增强立卷制度执行力。1983年4月,中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《机关档案IT作条例》的规定:“凡机关工作中形成的具有保存价值的文件材料均由文书部门或业务部门进行立卷,并定期向档案部门归档”,从上述规定可见,文书处理部门整理(立卷)在我国是一项基本制度。传统的档案管理工作,档案立卷是档案管理的重要步骤,现代化管理档案也要求所有档案均需立卷。但至今,在档案管理工作中,部门立卷的落实程度始终有待考量,不少单位档案室迄今仍未建构健全的部门立卷制度,或制度形同虚设,没有很好的执行,个别部门每年仅送几次较散乱的资料给档案室相应负责人代替部门进行立卷,但档案管理人员知识结构和业务领域受限,同时每日均有大量工作需完成,对每一个部门的工作内容未必了解透彻,必然也就不能保证所上交材料的完整和成套性。但档案数字化后,结合网络管理,由档案员将各部门已输入到电脑中的文件资料进行统一立卷编目,如此可提高档案归档质量。

(二)能缩短档案资料整理I作时间。传统的档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的,档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,賄时还会出现事半功倍的现象。档案数字化管理,突破了原有办公管理的局限性,电脑成为现代办公的主要途径,管理人可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行复制与存储。相关部门]仅可将需归档资料录入电脑终端,并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档,如此缩短了工作时间,操作简便,提高了工作质量。

(三)提高了查询效率。在当前社会经济飞速发展的背景下,产生了海量的档案资源,如果依靠人工完成对档案资源的查询费时、繁琐。实现数字化档案管理后,查询者仅在指定页面上搜索关键词就能得到需要的信息,提升了查询效率。工作人员也将有大量时间从事档案资源的整理、分类等基础性工作。

(四)增强纸质档案原件的保护。纸质档案实现数字化后,可以把原件妥善地保存起来,工作中档案的利用完全可以通过数字化副本代替原件实现,这样可以避免或减少对档案原件的损坏,以便有效地延长原件的保存时间;尤其是那些历史久远的珍贵档案材料,实现数字化处理后无疑会得以更好地保存。


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